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Steuerfreie Zuschläge
Gemäß deutschem Recht dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern an bestimmten Tagen steuerfrei und meist auch sozialversicherungsfrei mehr Lohn zahlen. Der Ursprungsgedanke galt der finanziellen Entschädigung für den Arbeitnehmer für die hingenommene Abwesenheit von der Familie an Feiertagen und einst noch grundsätzlich arbeitsfreien Sonntagen. Dieser Grundgedanke hat sich jedoch in eine Form kristallisiert, in der nur noch das Geld zu zählen scheint. Somit zahlen nur noch wenige Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern diesen Ausgleich.
Ebenso entstammt diese Idee auch den Zeiten, in denen vorwiegend wirtschaftlich florierende handwerkliche Klein- und Mittelbetriebe das Bild am deutschen Wirtschaftsmarkt zeichneten. Bei der heutigen Klagewelle bei den Gerichten leisten es sich nicht mehr viele Unternehmer, ihren Mitarbeitern derartige Bonbons zuzuschustern, denn wenn sie es bei einem machen, müssen sie es bei allen tun.
Das ist für Großbetriebe häufig eine teure Angelegenheit, aus der sie so schnell auch nicht mehr herauskommen. Betriebliche Übung lautet das Stichwort, das die Zahlung derartiger Lohnzuschläge kaum mehr auf freiwilliger Basis der Unternehmer anzusiedeln ist. Tarifverträge und Gewerkschaften tun ihr übriges und fordern meist ohne Rücksicht auf das tatsächliche Wohlergehen derjenigen, deren Hand sie füttert, immer mehr.
Freiwillig mag kaum ein Mensch auf irgendetwas verzichten, dessen Gunst er einst erleben durfte. Das ist wohl natürlich. An den Möglichkeiten der steuer- und sozialversicherungsfreien Entschädigung für Arbeitszeit, die der Mitarbeiter an Sonn- und Feiertagen oder zur gesetzlich hierfür definierten Nachtarbeitszeit leistet, hat sich jedoch kaum etwas geändert. Die äußeren Rahmenbedingungen hierfür zu beachten ist jedoch nicht ganz einfach:
Was ist Arbeitszeit?
Zunächst muss deutlich sein, was Arbeitszeit ist, und was nicht.
Bereits hier beginnen die Grenzen im Hinblick auf die zahlreichen Minijobs, Teilzeitarbeitsplätze, Schichtarbeitsplätze, Kurzarbeit in Verbindung auch mit Ladenöffnungszeiten und privatrechtlicher Ehrenämter mit hohem Auslagenersatz arg zu verschwimmen. Arbeitstage sind jedoch nach wie vor noch die 5 Wochentage von Montag bis Freitag, als Werktage werden laut Arbeitszeitgesetz diese Tage und auch zusätzlich der Samstag eingruppiert.
Grundsätzlich ist die Arbeit an Sonntagen, nachts und zu gesetzlichen Feiertagen verboten. Es herrschen jedoch viele Ausnahmeregelungen für Betriebe bestimmter Branchen wie Gastronomie, Beförderung, u. ä. Ebenso wird häufig in Betrieben gearbeitet, die nicht diesen Branchen angehören. Das bedarf einer schriftlichen Genehmigung des Gewerbeaufsichtsamtes, da sonst Schwarzarbeit angenommen wird, mit der Folge, dass dem Betrieb in derartigem Fall hohe Bußgelder auferlegt werden können.
Die gesetzlichen Feiertage sind in den deutschen Bundesländern in unterschiedlicher Anzahl vorhanden. Bundeseinheitliche Feiertage sind der 01. Januar (Neujahr), Karfreitag, Ostersonntag und Ostermontag, der 01. Mai (Maifeiertag), Christi Himmelfahrt, Pfingstsonntag und Pfingstmontag, der 03. Oktober (Tag der deutschen Einheit), der 25. und 26. Dezember (Weihnachten). Im Jahr 2017 lautet die Betitelung des 03. Oktober mit Blick auf die 500-Jahres-Feiern der Reformation auch Reformationstag. Für die Bewertung, ob ein zuschlagsbegünstigter gesetzlicher Feiertag vorliegt, ist der Ort der geleisteten Arbeit maßgeblich.
Die Arbeit an diesen Tagen in der Zeit von 0:00 – 24:00 Uhr kann zusätzlich zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Feiertagszuschlag von 125% des Grundlohnes vom Unternehmer vergütet werden. Wer “durchmacht”, kann bis 4:00 Uhr des auf den Feiertag folgenden Tages ebenso in diesen Genuss kommen, vorausgesetzt, seine Arbeitszeit begann schon am besagten Feiertag, für den der gesetzlichen Feiertagszuschlag zusteht.
Auch die Arbeit an Silvester in der Zeit von 14:00 – 24:00 Uhr kann mit 125% des Grundlohns von maximal 50,00 € zusätzlich steuer- und beitragsfrei vergütet werden.
Dieser Zuschlagsatz erhöht sich an den Weihnachtsfeiertagen und am 1. Mai ganztägig, sowie am Heiligen Abend des 24. Dezember von 14:00 – 24:00 Uhr, und auch auf die dieser Arbeitszeit ununterbrochen nachfolgend geleisteten Stunden am Folgetag bis 04:00 Uhr morgens auf 150%.
Höchstgrenzen
Achtung: Alle Zuschläge genießen nur die Sozialversicherungsfreiheit, wenn sie an einem regelmäßigen Grundlohn von maximal 25,00 € bemessen werden können. (§ 1(1)1 Nr. 1 SvEV). Als schädlich auf die Sozialversicherungs-Beitragsfreiheit wirkt sich demnach diesbezüglich bereits ein Grundlohn von 25,01 € aus. Für die Lohnsteuerpflicht gilt die erhobene Grundlohngrenze von 50,00 €.
Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge können also nur bei einer maximalen Bemessungsgrundlage von 50,00 € regelmäßigem Arbeitsentgelt steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden.
Für die Unfallversicherung und in der Seefahrt gilt die Sonderregelung, dass auch lohnsteuerfreie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit grundsätzlich zum beitragspflichtigen Entgelt gerechnet werden.
Nachtarbeit
Als Nachtarbeit gilt gemäß dem Arbeitszeitgesetz jede Arbeit, die in der Zeit von 23:00 bis 6:00 Uhr morgens geleistet wird. Gemäß §3 EStG ist jedoch die Arbeit bereits ab 20:00 Uhr begünstigt, steuerfreie Zuschläge zu erhalten. Diese Nachtarbeitszeit darf mit 25% des Grundlohnes zusätzlich im Rahmen der genannten Höchstgrenzen vergütet werden. Wenn die Nachtarbeit vor 00:00 aufgenommen wurde, erhöht sich dieser Zuschlagsatz bis 04:00 Uhr auf 40%.
Sonntagsarbeit wird definiert als die Arbeit am Sonntag in der Zeit von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr. Wurde die Arbeit bereits am Sonntag begonnen, verlängert sich diese zuschlagsfähige Arbeitszeit auf den anschließenden Montag bis 04:00 Uhr morgens. Diese geleistete Arbeitszeit kann mit einem Lohnzuschlag von 50% zusätzlich entlohnt werden. Auch hier dürfen die Bemessungsgrenzen von 25,00 € bzw. 50,00 € nicht überschritten werden, damit der Lohnzuschlag steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt.
Für die Bewertung, ob jeweils Steuerpflicht oder Sozialversicherungspflicht besteht ein Grundsatz, der im Rahmen der Zuschläge angewandt werden kann: Die Bewertung der Sozialversicherungspflicht folgt der Bewertung der Steuerpflicht.
Zusammenrechnungsfähigkeit von Lohnzuschlägen
Bestimmte, jedoch nicht alle Zuschläge dürfen nebeneinander bestehend gleichzeitig gezahlt werden. Das bedeutet, sie sind kumulativ, können also miteinander kombiniert werden. Sonntags- und Feiertagszuschläge sind nicht kumulativ, die dürfen nicht steuer- und sozialversicherungsfrei nebeneinander gezahlt werden. Nachtarbeitszuschläge können aber mit diesen eben genannten zusammenaddiert werden, was regelmäßig zu einem höheren steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschlagsatz führt, doch auch hierbei müssen die SV-Obergrenze von 25,00 € und die für die Lohnsteuer i. H. v. 50,00 € unterschritten bleiben, um die Beitrags- und Steuerfreiheit nicht zu gefährden.
In Bezug auf die Steuerfreiheit ist außerdem die sogenannte Bagatellgrenze gesetzlich festgesetzt, diese beträgt 44,00 € brutto pro Monat und bezieht sich auf Sachzuwendungen und Zulagen bzw. Zuschläge, die zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Bis zu dieser Grenze sind solche Zahlungen lohnsteuerfrei. Die Sozialversicherungspflicht folgt der Steuerpflicht. D.h., alles, was unterhalb dieser Grenze gezahlt wird, ist auch sozialversicherungsfrei. Jeder über diese Grenze hinaus gezahlte Cent führt dazu, dass alle zusätzlich gezahlten Lohnteile komplett steuer- und sozialversicherungspflichtig werden.
Für die Berechnung und Beurteilung der steuerfreien Zuschläge müssen noch mehrere Fakten berücksichtigt werden:
Der Arbeitnehmeranspruch auf diese Zuschläge ergibt sich nicht gesetzlich, sondern aus einem für ihn geltenden Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem Einzelarbeitsvertrag oder aus einer betrieblichen Übung, wenn jeweils die Zuschläge zugesagt werden/wurden oder im Falle der betrieblichen Übung ohne schriftliche und vom Arbeiter oder Angestellten unterschriebene (zur Kenntnis genommene) Freiwilligkeitsserklärung des Arbeitgebers. Ebenso kann sich der Arbeitnehmeranspruch auf steuerfreie Lohnzuschläge auch aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz ergeben, der den Arbeitgeber verpflichtet, alle Mitarbeiter mit gleichen Voraussetzungen gleichen Arbeitslohn zu zahlen (Stichwort: Lohngerechtigkeit).
Eine weitere Tatsache, die häufig unklar ist, oder übersehen wird: Damit die Zuschläge steuer- und sozialversicherungsbegünstigt sein können, muss es sich um Zeitzuschläge handeln. Zuschläge oder Zulagen, die für eine bestimmte Art der Tätigkeit gewährt werden, fallen nicht hierunter, bspw. Schmutzzulagen, denn sie sind im § 3 EStG nicht genannt.
Wenn diese nachstehend genannten Zeiten in den begünstigten Zeitraum fallen, sind Waschzeiten, Pausen und Schichtübergabezeiten als Arbeitszeit im Sinne des § 3b EStG zu bewerten, und somit fähig, steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschläge zu erhalten.
Interessant ist auch, dass ein Missachten der gesetzlichen Arbeitszeitregelung nicht zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht von Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschlägen führt, da eine solche Arbeitszeit, so wird angenommen, vom weisungsbefugten Arbeitgeber dem weisungsgebundenen Angestellten oder Arbeiter auferlegt wird. Dieser soll nicht noch zusätzlich bestraft werden für die Arbeit, die er leistet, auch wenn er sozusagen “illegal” arbeitet. Die Lohnzuschläge werden nicht Abgaben- und Steuerpflichtig, jedoch muss der Arbeitgeber in einem solchen Fall damit rechnen, dass ihm ein Bußgeld auferlegt wird. Deshalb sollten Arbeitgeber stets darauf achten, dass die Freizeitansprüche ihrer Mitarbeiter für zusätzlich geleistete Arbeit im gesetzlichen Rahmen gewährt werden.
Ruhezeit für geleistete Arbeit
Gemäß § 11(1)ArbZG müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben.
Gemäß §11(3)ArbZG muss für die Beschäftigung am Sonntag jeweils ein Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen, gerechnet ab einschließlich dem zusätzlich gearbeiteten Sonntag gewährt werden.
Ein solcher Ersatzruhetag muss innerhalb von 8 Wochen, einschließlich des zusätzlich gearbeiteten Tages, gewährt werden, wenn es sich um Feiertagsarbeit an einem Werktag handelte. Wer den Gesetzestext weiterliest, wird feststellen können, dass es noch sehr viele Ausnahmeregelungen zu diesen Vorschriften gibt.
Die Grundlage: Berechnung des Grundlohnes – einfach oder kompliziert?
Der Grundlohn, auf den der ermittelte Zuschlagsatz für geleistete Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit berechnet wird, wird bei Stundenlohnempfängern an der geleisteten Arbeitszeit multipliziert mit dem Stundenlohn ermittelt. Für die Ermittlung des Stundenlohnes wird der arbeits- oder tarifvertraglich festgelegte Grundlohn pro Stunde herangezogen. Diesem müssen dann Grundlohnzusätze hinzugerechnet werden, deren Höhe nicht von im Voraus bestimmbaren Verhältnissen abhängt. Das können Zuschläge oder Zulagen sein, deren Anspruch nur für einzelne Arbeitsstunden mit bestimmten Voraussetzungen besteht, beispielsweise Erschwernis- oder Gefahrenzulagen für bestimmte Situationen oder Spätschichtzuschläge oder steuerpflichtiger Fahrtkostenzuschuss. Im dritten Schritt wird dieser erhöhte Grundlohn in einen tatsächlichen Stundenlohn umgerechnet, indem dieser mit einem Divisor des 4,35fachen der wöchentlichen Arbeitszeit angesetzt wird. Das Ergebnis ist der Grundlohn, der maximal 25,00 € bzw. 50,00 € pro Arbeitsstunde unterschreiten muss, damit die Zuschläge steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben können.
Grundlohn sind das laufende Arbeitsentgelt, vermögenswirksame Leistungen, laufende Zuschläge und Zulagen, die wegen der Besonderheit der Arbeit während der regelmäßigen Arbeitszeit gezahlt werden, steuerpflichtige Lohnbestandteile von laufend gewährten Sachbezügen, steuerpflichtige, nicht pauschal mit 15% besteuerte Fahrtkostenzuschüsse, die steuerfreien Anteile von Pensionskassen-, Pensionsfonds und Direktversicherungsbeiträgen die zum laufenden Arbeitslohn gezahlt werden, Beiträge zu umlagefinanzierten Pensionskassen, die zum laufenden Arbeitslohn gezahlt werden, Arbeitslohnnachzahlungen, die zum laufenden Arbeitslohn gehören (das ist nicht der Arbeitslohn, der noch dem Vorjahr zugerechnet wird).
Da bei einer derartigen Lohnkorrektur des laufenden Arbeitslohnes der Grundlohn derjenigen Lohnzahlungszeiträume erhöht wird, für die sie nachgezahlt werden, muss für diese Lohnzahlungszeiträume die Abrechnung neu durch geführt werden, da sich aus fehlerhaft berechnetem Grundlohn auch die Höhe der Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge ändert.
“Vereinfachungsvorschlag für die Praxis: Arbeitgeber, die bei der Zahlung von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit nicht an einen Tarifvertrag gebunden sind, können die umfangreiche Grundlohnberechnung dadurch vermeiden, dass sie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit vereinbaren, die sich ausschließlich an den in §3 b EStG festgelegten Prozentsätzen und begünstigten Arbeitszeiten orientieren und als Bemessungsgrundlage den arbeitsrechtlich vereinbarten Stundenlohn haben. Da dieser in keinem Fall den steuerlich maßgebenden Grundlohn übersteigen kann, liegen die nach einer solchen Vereinbarung gezahlten Zuschläge stets in den Grenzen des § 3b EStG und sind damit – ohne weitere Berechnung – in Höhe des gezahlten Betrages in vollem Umfang steuerfrei, wenn die lohnsteuerliche bzw. beitragsrechtliche Stundenlohngrenze von 50,00 € bzw. 25,00 € nicht überschritten wird. Dies gilt auch für tarifliche Bestimmungen, die die in § 3 b EStG festgelegten Prozentsätze und begünstigten Arbeitszeiten der tariflichen Zuschlagsregelung zugrunde legen.” (rehm: Lexikon für das Lohnbüro 2016, S.972, lfd. Nr. 6)
Zur Ermittlung des erhöhten Grundlohnes gehören nicht:
Sonstige Bezüge, Mehrarbeitslohn und Mehrarbeitszuschläge, Nachzahlungen von laufendem Arbeitslohn, wenn diese als sonstige Bezüge behandelt werden und steuerfreier Arbeitslohn mit Ausnahme der gezahlten Beträge zu Direktversicherungen, Pensionskassen und Pensionsfonds, wenn es sich dabei um laufenden Arbeitslohn handelt, und auch laufend gezahlte Beiträge zu umlagefinanzierten Pensionskassen, die steuerfrei nach §3 Nr. 56 EStG sind (R 3b(2)Nr. 1 Buchstabe 3 LStR).
Dieser erhöhte Grundlohn wird dann, um das monatliche Stundenentgelt für den zu zahlenden Lohnzahlungszeitraum zu ermitteln, mit der tatsächlichen Stundenanzahl multipliziert. Dem Ergebnis werden dann die einzelnen Zuschläge für die zuschlagsberechtigten Zeiten an denen tatsächlich gearbeitet wurde, hinzugerechnet.
Wenn weniger als eine Stunde gearbeitet wurde, muss der Grundlohn entsprechend umgerechnet werden. Dabei muss beachtet werden, dass manche Betriebe nach Zeitstunden (60 Minuten = 1 Stunde) den Lohn berechnen, andere nach Akkordstunden (100 Minuten = 1 Zeiteinheit für Stunden) berechnen. Diese Berechnungsschemen sind meist dem geltenden Tarifvertrag zu entnehmen.
Das Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge nur für tatsächlich geleistete Arbeit steuer- und sozialversicherungsfrei sind, muss immer beachtet werden. Für Lohnfortzahlung bei Ausfallzeiten wie Urlaub, Krankheit, Mutterschaft oder der an der betrieblichen Tätigkeit freigestellten Betriebsratsmitglieder fortgezahlten Lohn, der sich meist aus vergangenen Durchschnittswerten ermittelt, werden diese Zuschläge stets steuerpflichtig, wenn sie gezahlt werden.
Was ist eigentlich mit Minijobbern, Selbständigen, Ehegatten und GmbH-Geschäftsführern?
Arbeitsrechtlich dürfen Minijobber nicht von sogenannten “vollwertigen Mitarbeitern” differenziert werden. Die Praxis sieht leider – wie so häufig – anders aus. Doch in auch in Bezug zu den steuerfreien Mehrarbeitszuschlägen ist für Minijobber keine Abweichung von Vollzeitarbeitnehmern festgelegt.
Selbstständige hingegen können nicht in den Genuss der Steuerfreiheit von diesen Zuschlägen gelangen, da es sich um Zuschläge im lohnsteuerlichen Sinne handelt. Auch hier gilt, dass die Bewertung der Sozialversicherungspflicht der der Steuerpflicht folgt.
Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit können im Rahmen eines steuerlich anerkannten Arbeitsverhältnisses auch an Ehegatten der Arbeiter oder Angestellten gezahlt werden.
Die genannten Zuschläge werden bei GmbH-Geschäftsführern einer GmbH als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt, mit der Folge dass sie nicht mehr steuerfrei sind und bei den Einkünften aus Kapitalvermögen anzugeben sind. Das gleiche gilt für beherrschende und für nicht beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer, unabhängig davon, ob dieser eine Tantieme zusteht und er für die besagte Mehrarbeit ausschließlich die nach festem Grundlohn berechneten Zuschläge erhält.
Dann mal gute Nacht
Aber nicht, ohne vorher genau erörtert zu haben, ob die Zuschläge, die gezahlt werden, wenn der Chef nun plötzlich zur Arbeit ruft, auch steuer- und sozialversicherungsfrei sind:
Zur allgemeinen Beruhigung kann hier verlautet werden lassen: Sie sind es. Arbeiter, die sich auf Rufbereitschaft befinden werden arbeitsrechtlich von solchen, die Bereitschaftsdienst haben, differenziert. Der Bundesfinanzhof entschied jedoch, dass eine Zulage zur Rufbereitschaftsentschädigung als Zuschlag für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschlag steuerfrei ist im Rahmen der vorgegebenen Sätze auch sozialversicherungsfrei.
Da diese gesetzlichen Lohnzuschläge jedoch Zeitzuschläge sind, und nur für begünstigte Zeiten gezahlt werden – und dieses mag ein wenig widersprüchlich zu dem vorher geschriebenen erscheinen -, sind Zulagen für Bereitschaftsdienst, Wechselschicht und Schichtzulagen grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig, und nicht mit den Zuschlägen zu verwechseln, die gezahlt werden können, wenn die Arbeitszeit sich tatsächlich über die Normalarbeitszeit hinausdehnt. In Bezug auf die Rufbereitschaft sieht der BFH den gezahlten zusätzlichen Lohn für die Bereitschaft selber gleich den Zuschlägen für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschlägen als steuer- und sozialversicherungsfrei an.